Cum sa organizati o intalnire mai eficienta

„Da-mi o agenda sau altfel nu voi sta acolo, pentru ca daca nu stiu de ce suntem in sedinta, atunci nu exista niciun motiv pentru o intalnire.” – Annette Catino, director executiv al Retelei Aliantei QualCare .

Poate parea o cerinta evidenta, dar multe intalniri incep fara un sens clar al scopului. Agenda sedintei poate fi rezumata pe un document, scris pe o tabla alba sau discutata explicit la inceput, dar toata lumea ar trebui sa stie de ce s-au adunat si ce ar trebui sa realizeze. Agenda ofera o busola pentru conversatie, astfel incat intalnirea poate reveni pe drumul cel bun daca discutia se abate de la curs. 

Daca liderii se asigura ca exista o agenda inainte de inceperea unei sedinte, toata lumea se va alinia rapid. 

„Daca nu am o agenda in fata, ies”, a spus Annette Catino, director executiv al QualCare Alliance Network. „Da-mi o agenda sau altfel nu voi sta acolo, pentru ca daca nu stiu de ce suntem in sedinta si nu stii de ce suntem acolo, atunci nu exista niciun motiv pentru o intalnire . Pentru mine este foarte important sa-i concentrez pe oameni si sa-i mentin concentrati, si nu doar sa intru in camera si sa vorbesc despre cine a castigat jocul Knicks aseara. ”

Nimic nu poate scurge energia dintr-o camera ca si cum ar fi sa astepti sa apara persoana responsabila. De ce atat de multi in pozitii de putere cad in prostul obicei de a intarzia la intalniri? Doar ca sunt atat de ocupati? Sau exista un mic fior in a-i face pe toti sa-i astepte, un memento ca timpul lor este cumva mai valoros decat al tuturor?

Timpul este bani, desigur, si tot ceea ce sta in jur si incearca sa ghiceasca cand poate ajunge seful este risipa unei resurse pretioase. Atunci cand stabilesc regulile informale ale unei organizatii, angajatii isi iau semnele de la persoana din biroul de colt. Daca persoana respectiva doreste ca intalnirile sa inceapa la timp, intalnirile vor incepe la timp.

Terry Lundgren, presedintele Macy’s, nu a ezitat niciodata sa aplice o politica stricta de intalniri la timp. “Daca intalnirea este la 8, nu sunteti aici la 8:01, sunteti aici la 8, pentru ca intalnirea va incepe la 8”, a spus el. „Oamenii ocupati care nu pot obtine ultimul apel telefonic pentru a ajunge acolo, [trebuie] sa se disciplineze pentru a fi acolo la timp.” J

La fel de important ca pornirea la timp este terminarea la timp. O data finala definitiva va va ajuta sa va asigurati ca realizati ceea ce este pe agenda dvs. si sa readuceti oamenii la munca lor cu promptitudine. „Imi place sa am o agenda pe care o gandim bine”, a adaugat domnul Lundgren, „si spunem:„ Aceasta intalnire va dura doua ore ”si ne fortam sa ne cioplim prin agenda.”

Lasati ultimele minute ale fiecarei intalniri pentru a discuta pasii urmatori. Aceasta discutie ar trebui sa includa stabilirea cine este responsabil pentru ce si care sunt termenele limita. In caz contrar, tot timpul petrecut la intalnire va fi degeaba.

Shellye Archambeau, director executiv al MetricStream, o firma care ajuta companiile sa indeplineasca standardele de conformitate, ii place sa-si incheie intalnirile intreband: „Cine are mingea?”

„Cand faci sport, iar mingea iti este aruncata, atunci ai mingea si acum controlezi ce se va intampla in continuare”, a spus ea. “Iti apartine tie. Devine un concept foarte vizibil pentru a va asigura ca exista de fapt proprietate pentru a va asigura ca lucrurile se realizeaza. ”

Mark Toro, partener executiv al North American Properties – Atlanta, o companie care opereaza imobiliare, foloseste o fraza pentru a incheia intalnirile care au devenit un acronim obisnuit in e-mailurile de birou: WWDWBW, care inseamna „Cine va face ce pana cand?”

„Daca cineva spune in timpul unei sedinte,„ Trebuie sa obtinem acest contract de inchiriere ”, toata lumea stie care va fi intrebarea ulterioara. Tastez acronimul atat de des in e-mailuri – „WWDWBW” – incat telefonul meu doar il umple automat. Asa ca ne-am antrenat pe noi insine si unii pe altii, dar incercam, de asemenea, sa o facem cu oameni cu care lucram. Am dezvoltat un sistem in care inainte de a inchide telefonul cu cineva, vom spune: „Cand crezi ca pot avea asta?” Urmarim oamenii care livreaza si cei care nu. ”

„Suntem foarte clari la inceputul fiecarei intalniri daca este decizia unei persoane sau daca este mai mult o discutie pentru a ajunge la un consens”. – Carl Bass, fostul director executiv al Autodesk .

Stabiliti reguli de baza

Intrebati-va: „Care este rolul participantilor la intalnire?” Cu cat puteti oferi mai multa claritate cu privire la ceea ce doriti sa obtineti din ele, cu atat mai bine; oamenii sunt mai predispusi sa contribuie daca stiu ce rol ar trebui sa joace. Este scopul intalnirii sa dea ordine? Sa faci brainstorming? Pentru a discuta despre un plan de actiune? Pentru a va ajuta sa clarificati tipul de intalnire pe care il desfasurati, incercati una dintre strategiile acestor lideri sau folositi-le ca inspiratie pentru a dezvolta una dintre propriile voastre:

Bec sau pistol? 

Fii clar daca gandurile tale sunt o idee sau o porunca. Dawn Lepore, fostul sef al Drugstore.com, a folosit uneori acest cadru ca o stenografie usoara pentru scopul intalnirilor sale: „Oamenii nu stiu intotdeauna daca vrei sa spui ceva ca doar o idee sau daca vrei sa o faca. Un bec inseamna ca aceasta este doar o idee pe care am avut-o, asa ca ganditi-va la asta. O arma este, vreau sa faci asta. ”

Tastati 1, 2 sau 3 

Cine poate lua decizia finala cu privire la o problema? Sheila Lirio Marcelo, director executiv al Care.com, o companie care ajuta oamenii sa gaseasca ingrijitori, a dezvoltat acest sistem pentru a semnaliza cine este responsabil: „Deciziile de tip 1 sunt singura decizie a factorilor de decizie – dictatoriale. Tipul 2: Oamenii pot furniza informatii, iar apoi persoana poate lua decizia. Tipul 3: Este consens. Este o modalitate excelenta de a rezolva eficient o problema. ”

Decizia sau consensul meu? 

Nu toate deciziile sunt luate prin consens. Una dintre principalele responsabilitati ale unui lider este aceea de a obtine cat mai multe opinii pe masa. Dar trebuie sa fiti clar atunci cand solicitati doar contributii.Carl Bass, fostul director executiv al Autodesk, a spus ca exista adesea o tensiune incorporata in a incuraja oamenii sa-si impartaseasca opiniile, deoarece ii poate determina sa creada o decizie. va ajunge la un vot democratic. Iata cum il abordeaza in fata: „Suntem foarte clari la inceputul fiecarei intalniri daca este decizia unei persoane sau daca este mai mult o discutie pentru a ajunge la un consens”, a spus el. „Cred ca este un lucru foarte valoros de inteles, pentru ca altfel oamenii se pot simti frustrati ca si-au dat avizele, dar nu inteleg contextul mai larg pentru decizia finala”.

Cum sa angajezi persoana potrivita

„Slujba ta ca lider este sa fii chiar la sfarsitul sedintei, nu la inceputul sedintei.” – David M. Cote, presedintele executiv al Honeywell .

Daca organizati o intalnire, fiti clar pe ordinea de zi si pe ceea ce doriti sa realizati, dar atunci este timpul sa fiti linistiti si sa ii lasati pe altii sa vorbeasca. galas.grodno.by

• edmodo
• loto grecia
• gazeta de sud
• antrenament
• cmteb
• team viewer
• iandieks
• xhamster.com
• credit ipotecar
• curtea de conturi
• recorder
• portalul instantelor
• cal
• emm
• dedeman satu mare
• hawaii
• insse
• realitatea net
• calendar crestin ortodox
• filme la tv azi

Daca iti impartasesti gandurile mai intai, probabil ca te vei uita in jurul unei mese cu capete din cap, oamenii spunand ca sunt complet de acord cu instinctele tale.

Este o lectie pe care Navin Nagiah, seful DNN, o companie de software de continut web, a spus ca a invatat-o.

„Uneori am toate informatiile despre un anumit articol in prealabil si sunt momente cand am declarat mai intai concluzia”, a spus el. „Odata ce afirmati concluzia, nu exista nicio discutie. Nu obtineti perspectiva nimanui si aceste perspective sunt inca importante pentru a intelege afacerea sau alte decizii. Deci, trebuie sa te tii inapoi. ”

Iata un memento util de la David M. Cote, fostul director executiv al Honeywell.

„Slujba ta ca lider este sa fii chiar la sfarsitul sedintei, nu la inceputul sedintei”, a spus el. „Este treaba voastra sa eliminati toate faptele, toate opiniile si, la final, sa luati o decizie buna, deoarece veti fi masurat daca ati luat o decizie buna si nu daca ati fost ideea dvs. de la inceput.”

„Daca nu veti participa, atunci asta inseamna ca pur si simplu ne indepartati de noi.” – Julie Greenwald, presedinta si directorul operational al Atlantic Records .

Exista trei dinamici comune intr-o intalnire mare:

• Catorva persoane le place sa arate si sa domine conversatia, in timp ce altii se sprijina.
• Unii oameni ofera idei voluntare, in timp ce altii ofera doar critici.
• Oamenii sunt reticenti sa ofere opinii care depasesc aria lor de expertiza sau rangul lor in cadrul unei organizatii.

Oricare dintre aceste scenarii poate duce la faptul ca oamenii se autocenzureaza, ceea ce duce la o oportunitate pierduta de a obtine cele mai bune idei si de a lua cele mai inteligente decizii.

Iata cateva moduri in care unii directori se asigura ca toata lumea contribuie:

Kathleen Finch, sefa de programare, continut si director de marca la Scripps Networks Interactive, ii place sa organizeze o intalnire la fiecare cateva luni pe care o numeste „intalnire cumulativa”.

„Aduc aproximativ 25 de persoane intr-o camera si trec peste toate proiectele care vor aparea in urmatoarele sase luni si toata lumea isi aduna ideile pentru ca aceste proiecte sa fie cat mai reusite”, a spus ea. „Regula care intra in sedinta este ca trebuie sa uitati titlul postului. Nu vreau ca persoana de marketing sa vorbeasca doar despre marketing. Vreau ca toata lumea sa vorbeasca despre ce ar face pentru a imbunatati acest lucru. Este uimitor ce iese din acele intalniri. ”

Julie Greenwald, presedinta si directorul operational al Atlantic Records, da tonul discutiilor sale vorbind despre vulnerabilitate si risc. “

La intalniri, vorbesc in permanenta despre modul in care trebuie sa fim vulnerabili si ca nu este corect ca unii oameni sa stea sau sa stea de-a lungul zidului si sa nu participe. Daca nu veti participa, atunci asta inseamna ca pur si simplu ne indepartati de ceilalti ”, a spus ea.

„Voi arunca idei. Unele dintre ele vor fi oribile si voi lasa oamenii sa-mi spuna ca a fost cea mai nebuna idee de pe planeta si o vom trece prin ea. Nu vor fi concediati. Si apoi le voi spune altora: „OK, care este ideea ta?” Este important ca toata lumea sa inteleaga ca suntem o companie in care este necesara asumarea riscurilor. ”

Pentru a va asigura ca toata lumea impartaseste opinia lor sincera, incercati aceasta tactica inteligenta de la John Nottingham si John Spirk, care conduc Nottingham Spirk, o firma de inovare si design de produse. Tot ce trebuie este cateva carti index si pixuri.

1. Conduceti o sesiune de brainstorming si puneti ideile pe un perete sau pe o tabla alba.
2. Da-le tuturor trei carti index: unul spune „Wow”, altul spune „frumos”, iar al treilea spune „cui ii pasa?” Toata lumea sta in jurul mesei cu cartile cu fata in jos.
3. Cineva se ridica pentru a ridica una dintre idei pe perete.
4. Participantii la intalnire ridica apoi cardul care isi exprima cel mai bine sentimentele cu privire la idee.

„Daca toata lumea spune„ Uau ”, vei pastra ideea asta”, a spus domnul Nottingham. „Este usor, dar nu se intampla foarte mult. Asadar, este prezentata o alta idee si toata lumea poate ridica cartile care spun: „Cui ii pasa?” Asadar, luati acel produs si il impingeti de pe masa. Nu va merge. ”

Potrivit domnului Nottingham, cea mai proasta carte este adesea „Frumos”. Cineva poate produce un produs frumos, dar nu va muta acul, spune el. „Prea des, se produc prea multe produse frumoase.”

Toata lumea ar trebui sa-si ridice cardul in acelasi timp, astfel incat sa nu existe influenti in camera. Daca exista o persoana in intalnire si raspunde intr-un fel, toata lumea va urma exemplul, spune domnul Nottingham.

„Unul dintre lucrurile pe care le fac trimestrial este sa revizuiesc sedintele permanente din calendarul meu si fiecare dintre ele ar trebui sa se poata apara”, – Lew Cirne, seful New Relic, o companie de analiza software .

Ati auzit de „misiunea taratoare?” Se refera la o schimbare treptata a obiectivelor in timpul unei batalii sau a unei alte campanii militare, ducand deseori la un angajament pe termen lung care nu a facut niciodata parte din planul initial.

O problema similara este „intalnirea cu fluviul”, un fenomen in care, fara ca tu chiar sa observi, programul tau incepe sa se umple peste saptamani si luni cu intalniri noi care apoi devin de rutina.

Pentru a tine sedintele sub control, efectuati un audit al sedintelor la fiecare cateva luni. Intrebati-va daca fiecare intalnire este cea mai buna utilizare a timpului pretios al tuturor. Este o abordare pe care Lew Cirne, seful New Relic, o companie de analiza software, o pune in practica regulata.

„Unul dintre lucrurile pe care le fac trimestrial este sa revizuiesc sedintele permanente din calendarul meu si fiecare dintre ele ar trebui sa se poata apara”, a spus el. „Ideea nu este sa mergi la acea intalnire doar pentru ca trebuie sa mergi mereu. Ma intreb „De ce?” si imi incurajez managerii sa-si puna la indoiala si calendarele. ”

Cum sa profitati la maximum de ziua dvs. de lucru

Vrei sa incerci o masura mai drastica? Ati putea imprumuta o pagina de la Stewart Butterfield, seful Slack, serviciul de mesagerie pentru echipe si puteti anula intalnirile obisnuite pentru a vedea care dintre ele va lipsesc si doriti sa le restaurati. „

Oamenii pot merge la serviciu in fiecare zi timp de un an si nu reusesc cu adevarat sa faca nimic pentru ca fac doar lucrurile pe care au simtit ca ar trebui sa le faca ”, a spus dl Butterfield. „Tocmai am trecut prin acest proces de anulare a aproape tuturor intalnirilor recurente pe care le-am avut, pentru a vedea de care aveam cu adevarat nevoie. Probabil ca avem nevoie de unele dintre cele pe care le-am anulat si vor reveni – dar vom astepta pana cand vom avea nevoie de ele din nou ”.